Тайм-менеджмент

Эффективный тайм-менеджмент и его роль в бизнесе

Тайм-менеджмент – система управления временем и грамотного распределения задач по временной шкале. Именно тайм-менеджмент, понимание его основных принципов и умение не терять время просто обязано входить в число качеств и умений настоящего управленца и успешного владельца собственного бизнеса.

Даже самым простым процессом с минимальным вовлечением сил и ресурсов сложно управлять, если не принимать во внимание фактор времени. Именно грамотное планирование, заблаговременное размещение действий и планируемых событий на временной шкале является одним из необходимых факторов для того, чтобы в один прекрасный день ваше дело не превратилось в неконтролируемый хаос и беспорядок.

Грамотное и осознанное управление, тщательный учёт своего времени позволяет максимально эффективно использовать личные ресурсы и уделять необходимым задачам необходимое количество времени.

Главный из принципов тайм-менеджмента, о котором должен помнить владелец бизнеса – как и в других делах, стоит изначально выработать определенный распорядок самого рабочего процесса. Стоит определить, сколько времени необходимо выделить для стратегического планирования, для совершения ежедневных необходимых управленческих действий, а сколько – венцом определенных этапов – для контроля того, что уже сделано и что сделать необходимо.

Стоит не забывать и заранее расставлять приоритеты задач: уделить целый день решению рутинных рядовых задач, которые стоило бы делегировать подчиненным, и оставить вне поля внимания ключевые моменты, требующие обязательного вмешательства – ошибка, которая при определенных условиях может оказаться критической для всего дела.

Тайм-менеджмент – та система, в которой не следует забывать и о человеческом факторе. Довольно часто прокрастинация, сниженная концентрация внимания руководителя, недостаточное внимание к такому вопросу, как управление персоналом, лавина мелких рутинных дел, отвлекающих от управленческих процессов, способны внести разлад в самый точный и размеренный план действий. Помочь справиться с ними помогут принципы расстановки приоритетов и разделения задач.

Вполне логично, что любые задачи в управлении бизнесом можно условно разделить на мелкие и крупные. Мелкие – те, которые не вынуждают к применению значительных усилий, но порой требуют оперативного разрешения и способны увязать и спутать любые другие планы. Ежедневная рутина дел, неожиданные встречи или поездки, те дела, которые возникают внезапно и способны нарушить четко спланированный распорядок. Именно потому при составлении планов необходимо внедрять определённое управление рисками, учитывать элементы случайности и закладывать запасы времени и ресурсов на тот случай, когда закончить дело в срок не удается. О том, как справиться с делами большего масштаба мы расскажем в следующей части.

 

 

бизнес

Как контролировать свой бизнес, но не стать его рабом?

Ситуации, когда бизнес идет не так, затраты компании увеличиваются, а доходы стремительно падают, сегодня, к сожалению, не редкость. Бизнес – сложный процесс, зависимый от множества не всегда очевидных факторов, и даже сам владелец бизнеса далеко не всегда может выявить и устранить корень проблем. Более того: личное участие владельца бизнеса в процессах деятельности компании таит в себе ряд скрытых опасностей для общего дела.

Некоторые владельцы собственного бизнеса принимают слишком живое участие в работе своей компании. Со временем, все более и более углубляясь в частные детали отдельных бизнес-процессов и производственной методологии, они теряют возможность отстраненно, свежим глазом окинуть всю общую картину своего дела и обратить внимание на проблемные моменты, требующие более отвлеченного участия.

Вместо человека, который формирует общую стратегию и влияет на общий процесс существования и развития компании, владелец, порабощенный деталями своего бизнеса, и сам превращается в часть обезглавленного общего механизма, лишенного руководителя и начинающего работать со сбоями.

Некоторые из руководителей бизнеса, осознавая риски потери личных управленческих качеств и общих механизмов воздействия на развитие собственной компании, обращаются к проверенному методу. Контроль над бизнесом осуществляет отдельный управленец: топ-менеджер, которому руководитель делегирует основные функции контроля и коррекции методологии развития дела, оставляя за собой общее стратегическое планирование.

Это хорошее решение в том случае, когда размах дела невелик и управленец способен держать его в поле собственного внимания. Но что делать, если речь идет о большой компании с разветвленной сетью региональных или даже международных филиалов? В ряде случаев приходится распределять и делегировать управленческие функции значительному количеству управляющих, что усложняет весь процесс, учет финансов и также в разы увеличивает риски возникновения сбоев и ошибок.

Стоит помнить, что даже при идеально выстроенной системе делегирования полномочий многократно возрастает и критическая роль человеческого фактора. Сотрудник совершил ошибку, которая осталась незамеченной и потребует перерасчётов. Недобросовестный сотрудник пытается скрыть следы злонамеренного действия. Подчиненный неверно истолковал распоряжение, что привело к сбоям в производстве и последующем учёте. Обнаружение и исправление этих ошибок влечет за собой дополнительные значительные затраты времени и ресурсов компании.

Разумеется, внедрение и распространение систем электронного документооборота и ведения бухгалтерского учета, как, например, продукты «1с предприятие» и подобные им, в определенной мере облегчают бухгалтерский учет и документооборот компании. Однако и такие продукты не решают основной проблемы: они не позволяют владельцу бизнеса адекватно оценить течение и результативность бизнес-процессов без высокой степени вовлечения в узкоспециализированные сферы. Что, разумеется, возвращает нас к исходной проблеме: вместо объективной общей оценки того, как идут дела компании и какими ресурсами он обладает, владелец обязан углубляться в детали или полагаться на трактовку данных подчиненными, что тоже несет риск возникновения ошибок.

Выход из этого порочного круга есть: возможность оценить ресурсы своего дела без глубокого вовлечения в процессы предоставляют специализированные решения, известные как системы управленческого учета. О них мы расскажем в дальнейшем.

стратегическое планирование

Разумное стратегическое планирование: в чем секрет?

Что такое стратегическое планирование и зачем оно нужно? Прежде всего, стратегическое планирование – это план действий для компании, который сопоставляет что делать, как делать и когда делать. Это полная стратегия действий и операций не только на краткосрочные периоды, но и на долгосрочную перспективу. Кроме того, в состав основного стратегического плана должны входить планы реагирования в кризисных ситуациях, а также своеобразный план «отступления»: если основной план не сработает, владелец бизнеса сможет обеспечить своему делу возможность остаться на плаву.

отчет о движении денежных средств.

Управленческий учет отчет о движении денежных средств

Вы собственник бизнеса и регулярно извлекаете деньги предприятия под определенные нужды? В таком случае, вам просто необходим отчет о движении денежных средств. Часто сталкиваемся с такой ситуацией, когда, казалось бы, прибыльное предприятие страдает отсутствием денег.

управленческий учет

Управленческий учет отчет о прибылях и убытках

Ведете бизнес, но не используете управленческий учет? В таком случае, рано или поздно, вы запутаетесь в финансах. Из-за непонимания финансовой картины, вы рискуете начать принимать неправильные управленческие решения, которые могут завести в тупиковую ситуацию.  Управленческий учет – инструмент, который позволит собственнику или руководителю бизнеса управлять финансами компании.  Давайте рассмотрим отчет, который представляет наибольшую ценность для руководителей — отчет о прибылях и убытках, или как его еще называют P&L-отчет (profit and loss)